Kwaliteitsborging

Om de kwaliteit van het ABU-lidmaatschap te waarborgen, heeft de ABU een systeem van kwaliteitstoetsen. Het belangrijkste instrument van deze kwaliteitstoetsing zijn audits, uitgevoerd door een door de ABU goedgekeurde inspectie-instelling (II) of door een instelling die heeft aangetoond aan dezelfde kwaliteitseisen te voldoen.

De inspectie-instelling (II) voert 2 verschillende controles uit bij ABU-leden: SNA-inspecties en ABU-audits. De ABU heeft met de II’s afgesproken dat deze controles zoveel mogelijk gelijktijdig worden uitgevoerd.

1. SNA-inspectie: toepassing NEN 4400-1 of NEN 4400-2

SNA-gecertificeerde ondernemingen bewijzen dat zij conform de NEN 4400-1 of NEN 4400-2 handelen. Dat houdt onder meer in dat hun (personeels)administratie op orde is, dat zij op tijd voldoende loonheffingen en/of omzetbelasting afdragen en dat de medewerkers arbeid in Nederland mogen verrichten. De aansluiting bij SNA regelt een onderneming zelf. Om in het register te blijven, vereist SNA gemiddeld 2 controles per jaar met een positief resultaat. Jaarlijks vindt er een volledige inspectie plaats: ‘de nul-meting’. Daarna volgt een vervolginspectie. Dit is maatwerk waarbij wordt gekeken naar procedures, risico’s en non-conformiteiten. De kosten van de periodieke SNA-controles komen voor rekening van de onderneming en variëren per II. Meer informatie is te vinden op www.normeringarbeid.nl (opent in nieuw tabblad).

Voor zzp-dienstverleners

Wanneer binnen dezelfde entiteit (rechtspersoon) ook zzp-activiteiten worden verricht, dan wordt van de onderneming verwacht dat deze voor het SNA-keurmerk ook aan de van toepassing zijnde zzp-modules voldoet: bemiddeling en/of tussenkomst.

Wanneer de zzp-activiteiten in een aparte entiteit zijn ondergebracht dan kan deze onderneming ook het SNA-keurmerk aanvragen, waarbij dan alleen op het Algemene deel en de van toepassing zijnde zzp-modules worden getoetst.

2. ABU-audit

De ABU-audit bestaat uit verschillende onderdelen:

A. Controle op toepassing cao en payrollwetgeving

Voor uitzendondernemingen: toepassing Cao voor Uitzendkrachten

Voor uitzendondernemingen zijn 2 verschillende routes van toepassing:

Route 1: Cao voor Uitzendkrachten is algemeen verbindend verklaard

Lid worden: toetredingsaudit

In perioden dat de Cao voor Uitzendkrachten algemeen verbindend verklaard is, voert de inspectie-instelling direct een volledige inhoudelijke controle uit aan de hand van het ABU auditdocument. Er wordt gecontroleerd op de correcte toepassing van de Cao voor Uitzendkrachten. Aan de hand van een beslisboom wordt bepaald of een positief rapport wordt afgegeven waarmee de onderneming kan toetreden tot het lidmaatschap. Deze toetredingsaudit komt voor rekening van de onderneming.

Eenmaal lid: periodieke audits

Wanneer een onderneming lid is geworden, wordt deze vervolgens periodiek getoetst. Bij een periodieke audit voert de inspectie-instelling een volledige inhoudelijke controle uit aan de hand van het ABU auditdocument (zie downloads onder de kop Kwaliteitsborging). Het tijdstip van de opvolgende periodieke audit wordt bepaald op basis van de uitkomst van de laatste audit en het bepaalde in de beslisboom die als Excel-tab van het genoemde auditdocument staat. In de regel ondergaat de onderneming elke 2 jaar een ABU-audit.

Wanneer er één of meerdere zwaardere afwijkingen (A-afwijkingen) zijn geconstateerd tijdens een periodieke audit, vindt er binnen 3 maanden een aanvullende audit plaats. Het ABU-lid toont in deze aanvullende audit aan dat de geconstateerde afwijkingen hersteld zijn. Wanneer dit herstel niet wordt aangetoond, verliest de onderneming het ABU-lidmaatschap.

Wanneer er één of meerdere lichtere afwijkingen (B-afwijkingen) zijn geconstateerd tijdens een periodieke audit, dan moeten deze afwijkingen binnen 6 maanden aantoonbaar zijn hersteld. Ook dit herstel wordt aangetoond in een aanvullende audit. Indien lichtere afwijkingen niet binnen de gestelde termijn worden hersteld dan worden de lichtere afwijkingen omgezet in zwaardere afwijkingen (A-afwijkingen).

De kosten van de periodieke audits komen voor rekening van de ABU. Wanneer er sprake is van een aanvullende audit, is deze voor rekening van de onderneming.

Route 2: Cao voor Uitzendkrachten is niet algemeen verbindend verklaard:

Lid worden: verkorte toetredingsaudit

Wanneer een uitzendonderneming ABU-lid wil worden in een periode dat de Cao voor Uitzendkrachten niet algemeen verbindend verklaard is, onderzoekt de inspectie-instelling of wetgeving omtrent uitzenden (zoals de Waadi) correct wordt toegepast en of de onderneming aantoonbaar in staat is te werken volgens de Cao voor Uitzendkrachten. Hierbij wordt onder andere bepaald of de software waarvan de onderneming gebruikmaakt geschikt is om de cao-vereisten goed te verwerken. Er wordt nog geen volledige inhoudelijke cao-controle gedaan, omdat de onderneming nog niet alle onderdelen van de Cao voor Uitzendkrachten mag toepassen. Deze toetredingsaudit komt voor rekening van de onderneming.

Eenmaal lid: volledige toetredingsaudit na 6 maanden

Vanaf de ingangsdatum van het ABU-lidmaatschap, moet de onderneming de Cao voor Uitzendkrachten volledig toepassen. 6 maanden na ingangsdatum lidmaatschap wordt de onderneming nogmaals getoetst. Bij deze audit voert de inspectie-instelling wel een volledige inhoudelijke controle uit op de correcte toepassing van de Cao voor Uitzendkrachten. Deze 6-maandsaudit komt voor rekening van de onderneming.

Vervolgens: periodieke audits

Nadat de 6-maandsaudit positief doorlopen is, komt de uitzendonderneming in de systematiek van de periodieke audits. Zie de informatie hierboven bij Route 1 ‘Eenmaal lid: periodieke audits’.

Voor payrollondernemingen: toepassing payroll wetgeving

Payrollondernemingen worden getoetst op correcte naleving van de payroll wetgeving. Hier gelden dus andere toetsingscriteria t.o.v. uitzendondernemingen. Het principe werkt hetzelfde als voor uitzendondernemingen: de onderneming ondergaat een toetredingsaudit als onderdeel van het lidmaatschapsproces. Vervolgens wordt de onderneming periodiek getoetst. Het ABU auditdocument payroll staat op de keurmerk-pagina.

B. Huisvestingscontrole en -keurmerk

Om te kunnen aantonen dat uitzend- en payrollondernemingen, en ook zzp-dienstverleners voldoen aan de normen voor verantwoorde huisvesting van arbeidsmigranten, moet de onderneming geregistreerd staan bij Stichting Normering Flexwonen (SNF (opent in nieuw tabblad)). In de ABU-audit wordt getoetst op de aanwezigheid van de SNF-registratie (indien van toepassing).

SNF registratie is verplicht als:

• de onderneming een inhouding doet op, of een verrekening doet met, het loon van enige uitzend- of payrollkracht die niet permanent woonachtig is in Nederland ten behoeve van de huisvesting van deze uitzend- of payrollkracht of
• de onderneming een overeenkomst is aangegaan met de uitzend-,payrollkracht of zzp’er over het gebruik of de huur van de huisvesting.

SNF beheert de registers van ondernemingen die aan de norm voor huisvesting van arbeidsmigranten voldoen en onderhoudt deze normen.

Ondernemingen die huisvesting voor arbeidsmigranten aanbieden kunnen een certificaat van de Stichting Normering Flexwonen behalen. Hiervoor moeten zij voldoen aan de norm voor huisvesting van arbeidsmigranten. Een onderneming die is opgenomen in het register van SNF voldoet aan deze norm. De norm kent de onderdelen ruimte en privacy, sanitair, veiligheid en hygiëne, voorzieningen, informatievoorziening, brandveiligheid, toezicht en beheer. Ieder onderdeel bestaat uit een aantal specifieke eisen waaraan de huisvesting moet voldoen.

Jaarlijks vindt bij geregistreerde ondernemingen een administratieve inspectie plaats waarin wordt gecontroleerd of álle locaties zijn opgegeven bij SNF en of aan de eisen van goed werkgeverschap en toezicht en beheer wordt voldaan. Gedurende het jaar worden álle locaties waarvoor de onderneming zelf verantwoordelijk is (Eerst-verantwoordelijk) geïnspecteerd of deze voldoen aan alle SNF-normen.

Regelt de uitzend-, payrollonderneming of zzp-dienstverlener huisvesting voor arbeidsmigranten via andere SNF-geregistreerde organisaties die al door SNF-inspecteurs worden gecontroleerd? Dan moeten deze locaties wel door de uitzend- of payrollonderneming of zzp-dienstverlener worden gemeld, maar hoeven niet nogmaals te worden geïnspecteerd. Op deze manier worden alle huisvestingslocaties periodiek geïnspecteerd. Via de Stichting Normering Flexwonen (SNF) (opent in nieuw tabblad) kunnen ondernemingen zich aanmelden voor het behalen van een SNF-huisvestingscertificaat.

C. Beleid ter voorkoming van discriminatie

De ABU is tegen elke vorm van discriminatie. Daarom stellen wij aan leden de eis dat zij een actief beleid voeren op dit punt. Als onderdeel van de ABU-audit toetst de inspectie-instelling of jouw onderneming invulling heeft gegeven aan een antidiscriminatiebeleid. Hierbij wordt gekeken naar 7 vormvereisten.

Het beleid ter voorkoming van discriminatie moet:

1. door de directie zijn vastgesteld
2. regelmatig getoetst en onderhouden worden
3. bekend zijn bij alle vaste medewerkers
4. actief ingevuld worden door een stappenplan of een lijst met actiepunten om discriminatie tegen te gaan
5. vast onderdeel uitmaken van de opleiding van de vaste medewerker
6. een klachtenprocedure bevatten voor zowel medewerkers als uitzendkracht
7. actief worden uitgedragen richting opdrachtgevers

We hebben suggesties voor de invulling van deze vormvereisten (opent in nieuw tabblad).

Lid worden: zowel bij een verkorte als volledige toetredingsaudit wordt de onderneming op bovenstaande 7 vormvereisten getoetst. Vervolgens wordt de onderneming hierop getoetst in de periodieke ABU-audits.

Indien 1 of meer vormvereisten zijn niet ingevuld, of; 2 of meer vormvereisten niet op orde zijn (categorie I afwijking), volgt een aanvullende audit na 3 maanden. Het ABU-lid toont in deze aanvullende audit aan dat de geconstateerde afwijkingen hersteld zijn. Deze aanvullende audit komt voor rekening van de onderneming.

Indien één vormvereiste niet op orde is, volgt een aanvullende controle na 6 maanden. Deze aanvullende audit komt voor rekening van de onderneming.

D. Vakbekwaamheid vast personeel

Met vakbekwame vaste medewerkers kunnen uitzend-, payrollorganisaties en zzp-dienstverleners zich kwalitatief onderscheiden naar klanten en werkenden. Wie beschikt over voldoende kennis voorkomt fouten, verkleint het inlenersrisico en biedt zekerheid aan opdrachtgevers. Wie beschikt over voldoende kennis voorkomt fouten, verkleint het inlenersrisico en biedt zekerheid aan opdrachtgevers. ABU-leden worden daarom getoetst op het hebben van een intern opleidingsbeleid (opent in nieuw tabblad), waarin de vakbekwaamheid van het vaste personeel wordt geborgd. In dit interne opleidingsbeleid zijn de volgende zaken schriftelijk vastgelegd en in de praktijk geborgd:

• Welke verschillende ‘rollen’ of functies binnen de organisatie aanwezig zijn (die vallen onder de afgebakende doelgroep van de vakbekwaamheidseis);
• Voor de verschillende ‘rollen’ of functies is omschreven op welke wijze in scholing wordt voorzien;
• Welk proces is ingericht om uitvoering van het opleidingsbeleid te monitoren. En wie hiervoor intern verantwoordelijk is;
• Hoe wordt vastgesteld dat nieuwe medewerkers, afkomstig van een andere werkgever actief in de uitzend- en/of payrollbranche, over de benodigde basiskennis beschikken. Hiermee hoeven deze medewerkers niet (altijd) de omschreven scholing/opleidingen (opnieuw) te volgen;
• Welke kwaliteitseisen zij hanteren voor derde partijen (w.o. ook zzp-ers) waarmee wordt samengewerkt.

Indient geen (volledig) intern opleidingsbeleid aanwezig is (categorie II afwijking), volgt een aanvullende audit na 6 maanden. Het ABU-lid toont in deze aanvullende audit aan dat de geconstateerde afwijkingen hersteld zijn. Deze aanvullende audit komt voor rekening van de onderneming.

Kostenoverzicht controles ABU-leden

Gedragscode

Naast de periodieke controles hebben ABU-leden zich te houden aan gedragsregels. In de gedragscode staat vermeld hoe ABU-leden dienen te handelen naar hun uitzend-, payrollkrachten en zzp’ers, hun opdrachtgevers en ten opzichte van elkaar. De ABU spreekt leden aan op signalen van vermeend niet handelen in lijn met deze code. Voor ABU-leden die internationale medewerkers bemiddelen geldt aanvullend een specifieke code: de Fair Employment Code.

Uitdragen ABU-keurmerk

Onze leden kunnen zich als kwaliteitsspeler onderscheiden door het ABU-keurmerk actief uitdragen. Het ABU-logo en onze keurmerk banners zijn te downloaden op de keurmerk-pagina.

Heeft u ons logo gezien op de website of in andere uitingen van een uitzendonderneming, maar staat deze onderneming niet in ons ledenregister? Dan wordt het ABU-keurmerk mogelijk onterecht gebruikt. Laat het ons weten via verenigingszaken@abu.nl Wij nemen dan contact op met de onderneming.

ABU-leden staan voor kwaliteit. Gaat er toch iets niet goed? Laat het ons weten.