Zo houd je ontwikkelgesprekken levend binnen jouw organisatie
Ontwikkelgesprekken helpen uitzendkrachten om na te denken over hun ontwikkeling en volgende stap in hun loopbaan. Samen met ABU-leden onderzochten we hoe deze gesprekken in de praktijk werken en wat helpt om ze structureel onderdeel te maken van de dienstverlening. Op deze pagina vind je praktische tips uit de praktijk die laten zien wat werkt: van het organiseren van de gesprekken tot het goed opvolgen van afspraken. Zo maak je ontwikkelgesprekken een vast onderdeel van jouw dienstverlening.
Direct naar:
1. Sluit zoveel mogelijk aan bij de bestaande werkprocessen
Hoe minder iets afwijkt van de dagelijkse praktijk, hoe groter de kans dat het blijft werken. Ontwikkelgesprekken kun je daarom het beste koppelen aan natuurlijke contactmomenten. Dat voorkomt dat het als ‘extra’ voelt. Leg de planning en het verslag vast in systemen die je toch al gebruikt. Zo kost het minder energie én blijft het beter in het proces geborgd.
2. Maak capaciteit vrij om ermee aan de slag te gaan
Zorg dat er genoeg ruimte is om echt aan de slag te gaan met ontwikkelgesprekken. Tijd en oprechte aandacht maken het verschil. Soms is het slim om nog even te wachten. Bijvoorbeeld als er binnenkort een nieuwe projectmanager start. Zo voorkom je dat het traject halverwege stilvalt en vergroot je de kans op een succesvolle invoering.
3. Begin waar de stap niet te groot is
Ontwikkelgesprekken invoeren vraagt om tijd en aandacht. Begin daarom bij de opdrachtgever waar al regelmatig contact is. Op die manier begin je op de plek waar ruimte en draagvlak om dit gesprek te voeren. Een betrokken opdrachtgever kan ook het verschil maken. Als je op deze manier ervaart wat werkt, dan is de drempel minder hoog om de ontwikkelgesprekken te voeren op plekken waar het draagvlak minder groot is.
4. Begin klein
Een kleine start werkt vaak beter dan meteen groot uitrollen. Kies daarom bewust voor een beperkt aantal uitzendkrachten en betrokken medewerkers – bijvoorbeeld op 1 vestiging of bij een inhouse klant. In een kleiner team kun je sneller leren en bijsturen. Dat helpt om het later breder uit te rollen. Het is altijd belangrijk om ervoor te zorgen dat je afspraken kunt nakomen. De uitzendkracht rekent namelijk op dit gesprek, en op eventuele vervolgafspraken en uitkomsten. Je ontwikkelt een vertrouwensband, dus wees je bewust van de beloften die je doet.
5. Bepaal hoe je uitkomsten vastlegt
Wat je met elkaar bespreekt, moet je kunnen terugvinden. Dit is belangrijk voor de vervolggesprekken, maar ook als onderdeel van de certificeringseisen. Zorg daarom dat afspraken uit ontwikkelgesprekken worden vastgelegd op een plek waar je makkelijk op kunt terugkomen. Het liefst in een systeem dat al in gebruik is. Zo voorkom je losse lijstjes of aparte registraties, en blijft het gesprek onderdeel van het proces.
6. Zorg voor verankering in de organisatie
Betrek de directie en andere sleutelspelers vanaf het begin. Zo vergroot je het draagvlak én de kans dat ontwikkelgesprekken echt doorgaan. Laat het initiatief niet afhangen van 1 of 2 mensen. Want als die uitvallen of ander werk krijgen, valt het hele project stil. Door het breder te organiseren, zorg je voor continuïteit.
7. Bepaal wie de gesprekken gaat voeren
Wie het ontwikkelgesprek voert, hangt af van hoe het bureau is georganiseerd. Vaak is dat de intercedent, maar het kan ook een DI-specialist of jobcoach zijn. De collega die toch al contact heeft met de uitzendkracht, is meestal het best geplaatst. Sluit dus aan bij de praktijk. Let daarbij ook op ervaring, werkdruk en affiniteit met het onderwerp.
8. Laat zien waarom het werkt
Ontwikkelgesprekken vragen iets van collega’s. Daarom is het belangrijk om uit te leggen waarom ze waardevol zijn. Gebruik hiervoor de beschikbare presentatie of vertel je eigen verhaal. Laat vooral zien wat het oplevert voor de uitzendkracht en hoe het bijdraagt aan duurzame inzetbaarheid. Ook een businesscase voor het bureau zelf helpt om collega’s mee te krijgen.
9. Geef duidelijke instructies voor uitvoering en opvolging
Met een duidelijke instructie maak je het makkelijker voor collega’s die niet vaak ontwikkelgesprekken voeren én zorg je voor een eenduidige aanpak. Gebruik bijvoorbeeld het format van Doorzaam, of werk met een eigen stappenplan. Zolang het maar helpt om het gesprek goed te voeren én afspraken vast te leggen. Ook opvolging hoort erbij. Zo ontstaat een sluitend en praktisch werkproces.
10. Oefen gesprekken
Niet iedereen voelt zich meteen zeker in het voeren van ontwikkelgesprekken. Dat is logisch. Oefenen helpt. Plan daarom oefengesprekken met collega’s. Zo kun je samen wennen aan de aanpak, de vragen en het gesprek zelf. Dat verlaagt de drempel én zorgt voor meer vertrouwen in de praktijk. Plan bewust een evaluatiemoment in, zodat je gerichte ondersteuning biedt, bijvoorbeeld met een training of een rollenspel.
11. Gebruik contactmomenten die er al zijn
Maak het jezelf makkelijk door ontwikkelgesprekken te voeren tijdens momenten die toch al plaatsvinden. Denk aan een intake, evaluatie of werkbezoek. Dat maakt het minder spannend voor uitzendkrachten én zorgt ervoor dat het gesprek natuurlijk aanvoelt. Zo wordt het een logisch onderdeel van het werkproces.
12. Bereid de uitzendkracht goed voor
Voor veel uitzendkrachten is een ontwikkelgesprek nieuw en spannend. Soms is het zelfs het allereerste gesprek over hun werkende toekomst. Leg daarom bij het inplannen al uit wat ze kunnen verwachten. Benoem dat het géén functioneringsgesprek of beoordelingsgesprek is, maar juist bedoeld om te kijken wat hun wensen en mogelijkheden zijn. Een aantal voorbereidingsvragen kunnen hier bijvoorbeeld bij helpen. Zo neem je onzekerheid weg en maak je samen een goede start.
Werk met een vast format voor het gesprek
Een goed gesprek begint met de juiste vragen. Gebruik daarom een standaard gespreksformat. Zo weet je zeker dat alle belangrijke onderwerpen aan bod komen. Doorzaam biedt hiervoor een kant-en-klaar format, maar je kunt ook een eigen versie gebruiken. Belangrijk is dat het duidelijk is en past bij de praktijk.
14. Zorg voor goede opvolging in het proces
Een ontwikkelgesprek is pas waardevol als je er iets mee doet. Denk daarom vooraf na over de opvolging. Hoe leg je afspraken vast? Wie houdt het overzicht? En hoe rond je het gesprek af? Besteed hierbij extra aandacht aan verwachtingsmanagement. Maak duidelijke afspraken over wie welke acties verder oppakt. En wat de uitzendkracht van het bureau kan verwachten, en andersom natuurlijk. Beloof geen dingen die je niet na kunt komen, en zorg voor een goede opvolging. Dat is belangrijk voor de geloofwaardigheid en continuïteit van het bureau.
15. Verbind het gesprek aan de dienstverlening van Doorzaam
Heeft een uitzendkracht ontwikkelbehoeften? Kijk dan direct of je gebruik kunt maken van de scholingsmogelijkheden van Doorzaam. Deze sluiten vaak een op een aan bij wat er uit een ontwikkelgesprek komt. Het kan natuurlijk zo zijn dat er meer speelt bij de uitzendkracht en dat een bredere kijk nodig is. Dan is het slim om naar het goede gesprek te kijken. Zo maak je snel werk van concrete vervolgstappen.
16. Regel de opvolging centraal
Worden er opleidingen of trainingen ingezet? Dan is het slim om de opvolging daarvan centraal te organiseren. 1 of enkele collega’s kunnen dan zorgen voor het aanvragen, afstemmen en volgen van het proces. Dat werkt efficiënter, voorkomt fouten én zorgt voor minder druk op de collega’s in de uitvoering.
Vragen die passen bij een ontwikkelgesprek
1. Start met een duidelijk doel
-
Wat wil jij over 6 maanden bereikt hebben in je werk?
-
Waaraan merk jij dat je een stap vooruit hebt gezet?
-
Stel dat dit een goed ontwikkeljaar wordt: wat doe jij dan anders dan nu?
2. Kijk naar de huidige situatie
-
Kun je een recente werksituatie beschrijven waarin dit onderwerp speelde? Wat gebeurde er en wat was jouw rol?
-
Wat gaat nu al goed in je werk als het gaat om dit ontwikkelpunt?
-
Waar loop je tegenaan als het gaat om dit ontwikkelpunt?
3. Stimuleer een groeihouding
-
Waar ben jij trots op als je kijkt naar hoe je hebt geleerd of doorgezet?
-
Wat heb je geleerd van feedback die je kreeg?
-
Op welk punt wil jij jezelf uitdagen, ook als dat betekent dat je fouten gaat maken en daarvan moet leren?
4. Bespreek duurzame inzetbaarheid
-
Wat heb jij nodig om gezond en gemotiveerd te blijven werken?
-
Welke taken geven jou energie?
-
Welke taken kosten je veel energie?
5. Sluit af met concrete afspraken
-
Welke stappen kun jij zetten om dit doel te bereiken?
-
Wat wordt jouw eerste stap?
-
Wat heb jij van mij of van je werkgever nodig om dit te laten slagen?
