Hoe om te gaan met werknemers in de schulden?
Voor u vervelend vanwege administratief gedoe, voor uw werknemer ellendig: hij of zij zit in de schulden. Wat kunt als werkgever ondernemen en hoe gaat u er zorgvuldig mee om?
Wanneer u als werkgever een loonbeslag heeft ontvangen bent u verplicht om hieraan mee te werken. Dit vereist dat u een gedeelte van het loon van uw werknemer uitkeert aan de schuldeiser.
1. Wees alert
Wanneer u vermoedt dat een werknemer met financiële problemen kampt, is het belangrijk dat u dit met de werknemer bespreekbaar maakt. Geen eenvoudige opgave maar wel van essentieel belang.
Mensen schamen zich vaak voor financiële problemen. Stress kan leiden tot afwijkend gedrag op de werkvloer, slapeloosheid, verminderde concentratie, ziekteverzuim of zelfs tot vormen van fraude of verduistering. Hoe eerder een probleem wordt onderkend en opgelost, des te kleiner de schade voor de werknemer en de werkgever.
2. Zorg voor beleid
Het helpt wanneer een werkgever een duidelijk beleid heeft gevormd op het gebied van de financiële gezondheid van haar werknemers. Dit draagt bij aan duidelijkheid voor de interne organisatie en creëert de juiste verwachtingen richting werknemers.
Voor de interne organisatie is een protocol rondom loonbeslagen aan te raden. Dit zorgt ervoor dat de juiste stappen worden doorlopen en de werkgever de wettelijke verplichtingen nakomt (zorg bijvoorbeeld voor een checklist).
Ook helpt het om duidelijk te communiceren naar werknemers over de rol en betrokkenheid die zij van de werkgever mogen verwachten. Wanneer een loonbeslag is ontvangen, kunnen werknemers snel worden geïnformeerd over hun rechten en plichten. Belangrijk is dat zij juist in deze periode goed geïnformeerd worden en betrokken blijven.
3. Denk aan geheimhouding
Het is belangrijk dat het privacyrecht van de werknemer blijft gewaarborgd wanneer deze wordt geconfronteerd met schulden. Hier is wettelijk in voorzien. De aankondiging of oplegging van een loonbeslag valt namelijk onder de geheimhoudingsplicht van de werkgever. In beginsel zijn alleen de medewerkers van de salarisadministratie bevoegd om toegang te hebben tot loonbeslaggegevens. Zij hebben deze gegevens immers nodig voor hun werkzaamheden op basis van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst (loonuitbetaling). De deurwaarder zal zich bij het laten berekenen van een loonbeslag dan ook wenden tot de leidinggevende van de financiële administratie of directie.
4. AVG: wie kan gegevens inzien?
Als er andere personen toegang willen tot dergelijke gegevens, moet er getoetst worden of hiervoor een doel, noodzaak en rechtsgrond zijn. Een doel en noodzaak kan er bijvoorbeeld zijn voor een hulpverlener die medewerkers helpt met hun financiële problemen.
De rechtsgrond kan niet toestemming zijn, omdat toestemming moet zijn vrijgegeven. Er wordt echter al snel geconcludeerd dat daarvan geen sprake is wegens de gezagsverhouding tussen werknemer en werkgever. De rechtsgrond die hier dan het meest voor de hand ligt, is gerechtvaardigd belang. Het belang van de werkgever is het goed functioneren van de werknemer in verband met een goede inzet bij opdrachtgevers. De werknemer heeft wel het recht op privacy maar tegelijk ook het belang van een gezonde financiële situatie. Deze belangenafweging moet door u als werkgever worden vastgelegd.
Van belang is om de groep personen die toegang tot deze gegevens krijgen zo veel mogelijk te beperken en vast te stellen, dus niet automatisch alle intercedenten. Zie hiervoor ook de veelgestelde vragen van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Afgesproken moet worden dat zorgvuldig met deze gegevens wordt omgegaan en een geheimhoudingsbeding met uw eigen medewerkers wordt gesloten. Verder worden afspraken gemaakt over bewaartermijnen en passende beveiligingsmaatregelen.
5. Hoe zit het met bewaarplicht?
Voor de documenten en gegevens rondom het loonbeslag geldt dus een geheimhouding. Het is daarom verstandig om de formulieren en vragenlijsten van de schuldeiser, gedurende het beslag, afgeschermd in het dossier van de werknemer te bewaren. Ook is voor werkgevers een aparte administratie van de afdrachten NIET nodig. U krijgt namelijk bericht van de deurwaarder wanneer het beslag kan worden beëindigd. En wanneer het beslag is beëindigd, geldt er géén bewaarplicht. Dit betekent dat alle gegevens rondom het beslag direct kunnen worden vernietigd of verwijderd.
6. Ga het gesprek aan
Anders dan bij een loonbeslag mag u de gegevens over de financiële problemen van werknemers niet vastleggen. Wel kunt u op basis van een gesprek, en mede afhankelijk van de (financiële) situatie van uw werknemer, acties ondernemen. Zo kan een loonbeslag bijvoorbeeld worden voorkomen door met schuldeisers een betalingsregeling af te spreken. Het kan een schuldeiser vertrouwen geven als de werkgever de werknemer ondersteunt in de gesprekken en onderhandelingen hierover. Ook kunt u de werknemer doorverwijzen naar schuldhulpverlening-instanties zoals het Nibud, of een budgetcoach inschakelen die de werknemer kan helpen om zijn financiële situatie in kaart te brengen en orde op zaken te stellen.
