Het belang van goed vastgelegde procedures: interview met John Verboom van TÜV Nord
John Verboom, Quality Officer bij TÜV Nord, een internationale certificerings- en inspectie-instelling, benadrukt het belang van goede en effectieve elektronische of schriftelijke procedures voor uitzendorganisaties. Het niet naleven daarvan heeft nu nog geen consequenties maar kan voor uitzenders na de invoering van het toelatingsstelsel (Wtta) tot problemen leiden bij het krijgen van een positieve beoordeling. Terwijl het vastleggen van procedures niet veel tijd hoeft te kosten.
John Verboom: “Bij alle normelementen waarin over procedures wordt gesproken, is vastlegging noodzakelijk. Dit geldt bijvoorbeeld voor het toegankelijk houden van loonstroken en arbeidsovereenkomsten binnen een elektronische portal, die tot een jaar na uitdiensttreding toegankelijk moeten blijven.”
Het beschrijven van een procedure hoeft volgens Verboom niet al te ingewikkeld te zijn, maar het moet wel aantoonbaar zijn. “Uitzenders moeten kunnen uitleggen en aantonen hoe ze omgaan met verschillende situaties, zoals identiteitscontrole, loonsverhogingen en belastingaangiftes.”
Gevolgen van het ontbreken van procedures
Wanneer procedures niet goed worden vastgelegd, kan dit verstrekkende gevolgen hebben. “Het is zonde als je als uitzender bijvoorbeeld een verplichte loonsverhoging mist doordat je niet ook zelf periodiek aanpassingen volgt die in een actuele cao-database voorhanden zijn,” stelt Verboom. Ook belastingaangiftes moeten tijdig gebeuren en vastgelegd worden: “Wie is verantwoordelijk en hoe wordt dit gecontroleerd? Oude modelovereenkomsten die nog in omloop zijn, kunnen problemen veroorzaken. Zo zonde.” En wellicht nog belangrijker: als de verantwoordelijken voor een administratie ziek zijn kan alles blijven doordraaien als de werkwijzen vastliggen.
Welke risico’s loop je zonder vastgelegde werkwijze?
Bedrijven die geen duidelijke procedures hanteren, riskeren sancties. Verboom: “In de beginperiode van de Wtta is er sowieso een minimale periode van 75 dagen om zaken te herstellen, maar uiteindelijk kan het ertoe leiden dat je daadwerkelijk gesanctioneerd gaat worden door de Toelatende Instantie van de overheid. Krijg je daarnaast controles van de Nederlandse Arbeidsinspectie of Belastingdienst en heb je geen stappenplan of je komt deze niet na met arbeidskrachten buiten de EU? Dan zijn boetes zeker niet ondenkbaar. Dit geldt natuurlijk ook als je het niet goed hebt afgedekt met betrekking tot inhoudingen huur op het loon van huisvesting – zeker omdat dit ook eens zo politiek gevoelig ligt.”
“Door twee keer per jaar een halve dag te investeren in het opstellen en actualiseren van procedures, kunnen bedrijven veel problemen voorkomen. Je hoeft de procedures niet heel ingewikkeld te omschrijven.
“Het hoeft niet veel tijd te kosten”
Volgens John Verboom hoeft het vastleggen van procedures niet veel tijd te kosten. “Door twee keer per jaar een halve dag te investeren in het opstellen en actualiseren van procedures, kunnen bedrijven veel problemen voorkomen. Je hoeft de procedures niet heel ingewikkeld te omschrijven. Benoem kort de kern: wat moet de uitkomst zijn? En kijk dan terug op te stappen die je volgt.
Verboom benadrukt ook het belang hiervan voor het bedrijf zelf. “Denk er tweejaarlijks over na: loopt alles nog goed, moeten er verbeteringen worden doorgevoerd? Grote bedrijven hebben een afdeling kwaliteit en bij bedrijven van drie man kent iedereen de procedures. Maar bedrijven van bijvoorbeeld dertig man zitten vaak in een lastige middenpositie. Als een cruciale medewerker wegvalt, moet het bedrijf blijven doordraaien. Dat lukt alleen als je weet wie wat doet en wanneer.”
Verboom: “Het opstellen en bijwerken van procedures is dus niet alleen een verplichting, maar ook een slimme zet voor de continuïteit van het bedrijf. Dit kunnen bedrijven prima zelf doen. Er zijn ook loon- en boekhoudpakketten die dit al in zich hebben.”
